Rechtliche und normative Rahmenbedingungen

Die Betreiberverantwortung (gemäß § 224a BGB) liegt grundsätzlich beim Eigentümer oder sonstigen Betreiber eines Gebäudes oder einer Anlage. Sie ist die Summe aller rechtlichen Pflichten, die sich aus Sicherheits-, Umwelt- und sonstigen Vorschriften ergeben. Verstößt der Betreiber schuldhaft (vorsätzlich oder fahrlässig) gegen eine Pflicht, haftet er zivil- und strafrechtlich für Schäden. Er hat „den sicheren Betrieb zu gewährleisten und … die Betriebsgefahr … so gering wie möglich zu halten“. Dazu zählen der Schutz von Leben und Gesundheit, Brandschutz, Schall- und Lärmschutz, Standsicherheit von Maschinen sowie Umweltauflagen (Luftreinhalte-, Abfall- und Gewässerschutz). Auch Gefahren durch Arbeitsmittel oder gefährliche Stoffe müssen ausgeschaltet werden. Zwar können Betreiber Aufgaben mittels FM-Verträgen an Dienstleister delegieren, die Verantwortung bleibt aber bestehen, soweit nicht rechtskonform übertragen wurde.

Die GEFMA-Richtlinie 190 fasst die gesetzlichen Pflichten des Facility Managements im Rahmen der Betreiberverantwortung zusammen (z.B. Prüfpflichten nach BetrSichV, Instandhaltungs- und Arbeitsschutzauflagen). Sie empfiehlt u. a. eindeutige Zuständigkeiten und lückenlose Dokumentation aller Prüfungen und Maßnahmen. Entscheidend ist, dass die Unternehmensleitung die Existenz einer geeigneten Betriebsorganisation sicherstellt: Eine verlässliche Delegation der Betreiberpflichten (z. B. an einen FM-Dienstleister) entbindet formal nur von Organhaftung, nicht jedoch von der Verantwortung, die Aufgaben regelmäßig zu überwachen.

Klimaziele und regulatorische Vorgaben erfordern eine konsequente Berücksichtigung von Nachhaltigkeit und ESG (Environmental, Social, Governance) im FM. Neben dem GEG dringen vor allem europäische Anforderungen vor: So verpflichtet etwa die EU-Offenlegungsverordnung (SFDR) große Unternehmen zur Nachhaltigkeitsberichterstattung und -transparenz. In der Immobilienwirtschaft gewinnen Energieeffizienz, CO₂-Reduktion, Wasserverbrauch und Abfallminimierung an Bedeutung. Viele Publikationen betonen, dass Facility Manager zunehmend als ESG-Berater fungieren müssen, da sie am „Macher vor Ort“ die Immobilienkennzahlen (Energie, Mieterstruktur, Gebäudegüte etc.) kennen. Die EU-Taxonomie definiert Kriterien für nachhaltige Gebäude (z. B. erneuerbare Wärme, emissionsarme Betriebstechnik), die künftig auch bei Investitionsentscheidungen wirksam werden.

Damit einhergehend wird die Lebenszyklusbetrachtung noch wichtiger: Es gilt, nicht nur Bau- und Instandhaltung, sondern auch spätere Rückbau- und Recyclingaspekte zu steuern. Zertifizierungen wie DGNB, BREEAM oder LEED sowie Energiemanagementsysteme (DIN EN ISO 50001) bieten anerkannte Rahmenwerke, um Umweltauswirkungen zu messen und zu steuern. In internationalen Standards wurden Nachhaltigkeitsaspekte auch im FM-Umfeld verankert – beispielsweise fordert die VDI-Richtlinie 2552 einerseits CAFM-Themen und andererseits Nachhaltigkeitskennzahlen. Insgesamt steigt der Handlungsdruck in Richtung „Green FM“, wobei Betreiber hier gemäß den vergaberechtlichen Vorgaben auch ihre Beschaffungsprozesse (z. B. Öko-Kriterien in Ausschreibungen) anpassen müssen.

Facility Management ist Teil der strategischen Immobilienbewirtschaftung und muss Schnittstellen zu Planung, Bau und Betrieb berücksichtigen. Normen und Standards unterstützen dabei die ganzheitliche Integration über den Lebenszyklus hinweg. So definiert DIN 18960 Nutzungskosten im Hochbau und liefert damit eine Grundlage für Lebenszykluskostenrechnungen im FM. GEFMA 200 stellt eine einheitliche Kostengliederung für alle Phasen bereit und baut auf DIN 276/DIN 18960 auf. Die ISO-Reihe DIN EN 16646 behandelt die Rolle der Instandhaltung im Anlagenmanagement über den gesamten Lebenszyklus.

Zur Daten- und Informationsintegration werden BIM-Standards wichtig: Die Norm DIN EN ISO 19650 beschreibt Informationsmanagement mit Building Information Modeling (BIM) von der Planung bis zum Betrieb. Über CAFM- und BIM-Systeme können FM-relevante Daten (Gebäudegeometrie, Anlagenhistorie, Instandhaltungspläne) lückenlos abgebildet werden. Dies erleichtert die strategische Planung (z. B. Flächen- und Infrastrukturoptimierung nach GEFMA 130-1) und die frühzeitige Budgetierung von Instandhaltungsaufwendungen. Kennzahlenstandards wie DIN EN 15341 (Leistungskennzahlen Instandhaltung) ermöglichen es, die Effizienz von FM-Abläufen kontinuierlich zu messen und mit Benchmarks zu vergleichen. Durch diese Verknüpfung von strategischer Planung, Instandhaltungsmanagement und Lebenszykluskosten wird der Masterplan zum verbindlichen Rahmen für nachhaltige Immobilienbewirtschaftung.

Im Masterplan und in Leistungsverzeichnissen sollten alle identifizierten rechtlichen und normativen Anforderungen systematisch verankert werden. Empfehlenswert ist eine rechtliche Risikoanalyse zu Beginn der Planung, die Gesetze, Verordnungen und Normen auflistet und konkrete Verantwortlichkeiten zuweist. In der Masterplanung selbst sollten Arbeitsschutzvorgaben (ArbSchG, ArbStättV/ASR) ebenso berücksichtigt werden wie bau- und energieplanerische Vorgaben (BAURECHT, GEG, EEWärmeG).

Die Leistungsbeschreibung für FM-Dienstleistungen sollte Norm-Referenzen und Zielwerte enthalten. Beispielsweise kann man Anforderungen an Büro- oder Produktionsflächen gemäß DIN EN 15221-6 und ASR A1.2 definieren, Qualitätskriterien nach DIN EN 15221-3 festlegen und Betreiberpflichten explizit im Vertrag (ggf. unter Bezug auf GEFMA 190) regeln. Energetische Zielwerte (z. B. nach ENEV/GEG) und Nachhaltigkeitskriterien (CO₂-Emissionsgrenzen, Umweltmanagement-Zertifikat) können als Leistungsparameter aufgenommen werden. Da Vergaben laut VgV verpflichtend die wirtschaftlichste Lösung suchen müssen, empfiehlt sich die Vergabe auf Basis Lebenszykluskosten mit Einbeziehung der Energie- und Betriebsaufwendungen.

Zudem sollte ein FM-Managementsystem (z. B. ISO 41001) etabliert werden, um Compliance mit den Anforderungen fortlaufend zu dokumentieren. Dazu gehört ein Prüfplan für Betreiberpflichten (Gem. BetrSichV/ArbMittV) mit digitaler Dokumentation (z. B. via CAFM), ein Auditplan für Arbeits- und Umweltschutz sowie eine Controlling-Routine für ESG-Kennzahlen. In Schulungen und Prozessen ist das Personal über Rechts- und Normenänderungen zu informieren. So wird sichergestellt, dass der Masterplan als strategisches Steuerungsinstrument alle rechtlich-normativen Rahmenbedingungen integriert und deren Einhaltung im operativen Betrieb gewährleistet bleibt.